pięciokrotnie skróci pracę urzędnika

Wicepremier, minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski w poniedziałek w UM w Międzyzdrojach oceniał jak działa wprowadzony tam system zarządzania dokumentami "ExtrAct" oparty na sztucznej inteligencji. - To rozwiązanie skróci pracę urzędnika średnio pięć razy - podkreślił .

Międzyzdrojski samorząd jako pierwszy w Polsce, dzięki wsparciu Ministerstwa Cyfryzacji oraz Instytutu Badawczego IDEAS, od siedmiu miesięcy testuje system Proof Of Concept "ExtrAct" oparty na sztucznej inteligencji, który automatycznie analizuje najważniejsze informacje z dokumentów używanych w urzędach. Przetwarza m.in. akty notarialne, księgi wieczyste oraz dokumenty dotyczące gruntów, budynków i lokali na potrzeby podatkowe.

- To rozwiązanie skróci pracę urzędnika średnio pięć razy. To znaczy, jeżeli potrzebowaliśmy do zarządzania aktami notarialnymi pięciu pracowników w ciągu miesiąca, to dzisiaj potrzebujemy jednego - powiedział wicepremier Krzysztof Gawkowski po spotkaniu w UM w Międzyzdrojach.

"Przesunąć" część urzędników do innych zadań

Podkreślił, że usprawnienie pracy w obszarze zarządzania aktami notarialnymi czy obliczania podatków, pozwala "przesunąć" część urzędników do innych zadań, czyli skrócić czas realizacji innych urzędowych zadań.

Wicepremier przypomniał, że MC od trzech lat pracuje nad wdrażaniem rozwiązań AI w administracji. Szef resortu cyfryzacji ocenił, że Międzyzdroje mogą być przykładem dla innych samorządów, "jak można zmieniać tę lokalność cyfrową w łatwiejszy dostęp do usług publicznych". Gawkowski podkreślił, że system z sukcesem przetestowany w Międzyzdrojach jest uniwersalny i "skalowalny" i może być wdrażany przez inne gminy.

- To rozwiązanie, które dotyczy łatwiejszego zarządzania aktami notarialnymi, chcemy zeskalować, żeby funkcjonowało nie tylko w metropoliach, ale też mniejszych gminach. Opłaty są symboliczne - zwrócił uwagę wicepremier. 

Dodał, że część systemów opracowanych na zlecenie MC jest udostępniana urzędom za darmo.

System Proof Of Concept "ExtrAct" opracował i pomógł wdrożyć, Instytut Badawczy IDEAS, finansowany przez Ministerstwo Cyfryzacji. Gawkowski zapowiedział, że projekty IT oparte o sztuczną inteligencję w przyszłości będą komercjalizowane. - Bo chcemy, żeby te rozwiązania były państwowe, dużo tańsze niż na rynku, ale Instytut też z czegoś musi żyć - podsumował wicepremier.

Burmistrz Międzyzdrojów Mateusz Bobek wyjaśnił, że użytkowanie "ExtrAct" kosztuje gminę ok. 20 tys. zł rocznie.

- Pracuje na tym siedem osób. Cały czas wprowadzamy w programie różnego rodzaju udogodnienia. I dziś jesteśmy w takim momencie, że pracownicy już ufają temu urządzeniu. To jest niesamowicie istotne, bo pamiętajmy, że mamy do czynienia też z urzędnikami, którzy pracują w administracji 30-40 lat. Muszą się tego nauczyć - powiedział Bobek.

Burmistrz przyznał, że wdrażając narzędzia oparte na AI, urząd "walczy z przyzwyczajeniami dotyczącymi papieru", ale, jak ocenił, cyfryzacja jest przyszłością. Bobek podkreślił, że wybór systemu związanego z zarządzaniem dokumentami notarialnymi poprzedziły analizy przeprowadzone wspólnie z ekspertami IDEAS.

- Stwierdziliśmy, że ze względu na specyfikę gminy Międzyzdroje, z dużą ilością aktów notarialnych, a niektóre z nich liczą kilkanaście, kilkadziesiąt stron, jesteśmy w stanie, po przeskanowaniu tych dokumentów, uzyskać szybkie podsumowania. Coś, co ręcznie zajmowałoby nam kilka godzin, skracamy do kilku minut - opisał Bobek.